Es una unidad asesora y administrativa a cargo de la Secretaria Municipal y cumple con las funciones de dirigir las actividades de secretaría administrativa del alcalde y del concejo municipal, desempeñarse como ministro de fe en todas las actuaciones municipales, como asimismo secretaria del concejo, y también del Consejo Comunal de las Organizaciones de la Sociedad Civil, en cuya constitución actúa directamente en el cumplimiento de las diversas actividades que la formación de este último conlleva. 

 

Las funciones principales del Secretario Municipal son:

 

• Dirigir las actividades de secretaría administrativa del alcalde y del Concejo.

• Desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones Municipales.

• Autorizar cuando corresponda, la declaración de intereses establecida por la ley Nº 18.575.

• Efectuar la notificación de los decretos y resoluciones alcaldicias o acuerdos del concejo a los interesados o afectados.

• Elaborar la tabla para las comisiones y sesiones ordinarias y extraordinarias del Concejo Municipal.

• Elaborar y custodiar las actas del Concejo Municipal.

• Revisar y suscribir conjuntamente con el alcalde, los decretos, ordenanzas, reglamentos, órdenes de servicio y resoluciones de la municipalidad.

• Llevar el registro comunal de organizaciones comunitarias conforme a lo dispuesto en la Ley 19.418.

• Velar por el estricto cumplimiento administrativo de los acuerdos del concejo.

• Llevar los registros de personas jurídicas receptoras de fondos públicos que señala la ley Nº 18.962.

• Recibir y registrar los documentos ingresados a la municipalidad y despacharlos a la unidad municipal que corresponda.

• Numerar y fechar los siguientes documentos: decretos alcaldicios sección 1ª, ordinarios alcaldicios, circulares, certificados y órdenes de servicio, todos en orden correlativo, y distribuir las copias a quienes corresponda.

• Despachar la correspondencia oficial de la municipalidad.

• Retirar la correspondencia en las oficinas de correos y la documentación de la Intendencia, Contraloría General de la República y demás organismos oficiales.

• Actualizar el registro de los siguientes documentos: decretos alcaldicios, ordinarios alcaldicios, certificados y órdenes de servicio.

• Proporcionar información requerida por el alcalde, directores o jefes de servicio.

• Vigilar la tramitación de los documentos y solicitudes recibidas por la municipalidad.

• Mantener a disposición de los contribuyentes los formularios de reclamos, sugerencias y solicitudes, que no estén entregados específicamente a otra unidad.

• Prestar la asesoría logística y administrativa que requieran los concejales para el desarrollo de sus funciones.

• Dar respuesta a las consultas realizadas al municipio, conforme la ley de transparencia.

• Publicar en la página web municipal, los actos administrativos que corresponda, en cumplimiento de la obligación de transparencia activa del municipio.

• Actuar, conforme lo dispuesto en la ley Nº 20.500, como secretaría del Consejo Comunal de Organizaciones de la Sociedad Civil.

• Entregar información al registro nacional de personas jurídicas sin fines de lucro, conforme lo establezca su reglamento respectivo.

• Recibir en depósito, los estatutos de las asociaciones, corporaciones y fundaciones en formación y revisar la legalidad de sus estatutos,

• Cumplir las demás funciones y ejercer otras atribuciones que la ley, el alcalde o el concejo le encomiende.

 

Ejercer la supervisión jerárquica en lo administrativo y de funcionamiento de:  

Partes y Archivos:

• Recepcionar, registrar, procesar, despachar, clasificar y archivar la documentación oficial ingresada al municipio 

• Distribuir la documentación en forma oportuna y expedita a su destino final.

• Clasificar y archivar todos aquellos decretos municipales, actas de concejo y documentos que deban cumplir con un periodo de tiempo, de acuerdo a las instrucciones impartidas por la Contraloría General de la República y los cuerpos legales que sobre el particular se dicten. 

• Supervisar los plazos de la tramitación de la documentación interna y externa de la Municipalidad.

• Proporcionar la información requerida por los estamentos municipales, así como público en general, en materias custodiadas en archivo 

 

Sección Transparencia y OIRS: 

• Es la encargada de satisfacer las necesidades de información de los usuarios tanto en lo que dice relación con el funcionamiento de la municipalidad como la aplicación de la ley de transparencia.

​

Secretaría Concejo Municipal:

• Informar a los concejales de las sesiones de Concejo

• Compilar y organizar documentación destinada al Concejo Municipal para conocimiento y resolución 

• Elaboración de los acuerdos, distribución y seguimiento de los mismos

• Requerir a las unidades municipales de las informaciones solicitadas por los miembros del Concejo, para posterior entrega del alcalde y presidente del Concejo Municipal.

• Seguimiento de las mismas

• Coordinar mesas de trabajo y funcionamiento

• Mantener archivo digital y documental de acuerdos y actas del Concejo Municipal

• Preparar las convocatorias a las sesiones del Consejo Comunal de Organizaciones de la Sociedad Civil y mantener el archivo de actas y documentos de este mismo órgano comunal.

 

Secretaría Administrativa y registro de organizaciones comunitarias, asociaciones y corporaciones:

• Recibir los antecedentes sobre la constitución de nuevas organizaciones comunitarias que soliciten su inscripción en el registro de organizaciones comunitarias de conformidad a la ley 19.418, y de aquellas que se realicen al amparo del Código Civil, de modo de proceder a su inscripción y obtención de su personalidad jurídica

• Registro físico y digital actualizado de las organizaciones comunitarias, de las asociaciones y corporaciones 

• Preparar los documentos que den respuesta a las organizaciones, ya sea informándoles de la conformidad de los antecedentes que avalaron su inscripción o detallándoles las observaciones que deben subsanar para que su personalidad jurídica quede a firme

• Atender requerimientos sobre antecedentes y documentación que soliciten socios, unidades municipales o público en general sobre organizaciones comunitarias, asociaciones y corporaciones. 

• Enviar al Servicio del Registro Civil los antecedentes de constitución y de modificaciones realizadas por las organizaciones comunitarias por la Ley 19.418 y de aquellas constituidas en el marco legal del Código Civil.